INFORMATIVA SULLA PRIVACY DI CHARGESIGHT
HELIOXGROUP B.V. e AFFILIATE - Gennaio 2023
Caro fornitore,
Heliox ha oltre 30 anni di esperienza nella conversione di potenza professionale ed è un leader del mercato globale nelle infrastrutture di ricarica per autobus elettrici. I nostri prodotti sono utilizzati nei più grandi progetti di ricarica in corrente continua del mondo in Europa. Le nostre eccellenti capacità di R&S ci permettono di creare e sviluppare, insieme ai nostri clienti e fornitori, soluzioni di ricarica innovative e di alta qualità a prova di futuro nei mercati più esigenti.
La Heliox è fortemente concentrata sulla conformità e sulla responsabilità sociale d'impresa. Ci preoccupiamo dell'impatto che abbiamo sui nostri clienti, fornitori, la nostra gente, il nostro ambiente e le generazioni future. Una parte di questo è costituita dai dati personali delle persone con cui facciamo affari.
Heliox ("noi", "Heliox") e le società affiliate a Heliox prendono sul serio la protezione dei vostri dati personali. Ci impegniamo a trattare i vostri dati personali in nostro possesso in conformità con la legislazione e i regolamenti applicabili per la protezione dei dati personali.
RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Ai fini della presente Heliox Privacy Notice Suppliers ("Privacy Notice"), il titolare del trattamento è Heliox Group B.V., con sede legale in De Waal 24, (5684 PH) Best.
Anche le società affiliate alla Heliox possono ricevere ed elaborare i vostri dati personali, sia in qualità di controllori che di incaricati del trattamento e questa Informativa sulla privacy si applica anche a loro.
Michael Colijn, CEO Heliox
Crediamo che prendersi cura delle persone e dell'ambiente sia fondamentale per il successo della nostra attività.
[1] "Affiliato indica un'entità (giuridica) che è affiliata a, o che direttamente o indirettamente controlla, è controllata da o è sotto controllo comune con, Heliox. "Controllo" significa la proprietà del 50% (cinquanta per cento) o più del capitale sociale o il diritto di esercitare il 50% (cinquanta per cento) o più dei diritti di voto nella nomina degli amministratori di tale società, impresa, partnership o altra entità legale, ma qualsiasi entità legale di questo tipo sarà considerata una Affiliata solo fino a quando esiste tale collegamento.
1. TIPI DI DATI PERSONALI DEI FORNITORI CHE RACCOGLIAMO
Trattiamo i seguenti tipi di dati personali sulle persone di contatto dei nostri fornitori:
Dati di identificazione - nome e cognome, firma, stato civile (per il saluto), dati del passaporto, numero di sicurezza sociale, data di nascita, sesso;
Dati di contatto - numero di telefono, email, indirizzo (fisico) (se pertinente) e lingua di queste persone di contatto;
Dati finanziari - dati bancari, centro di costo richiesto per la fatturazione o i pagamenti, stato del credito, affidabilità creditizia;
Altri dettagli aziendali - titolo aziendale o ruolo professionale, curriculum vitae/CV, ID fornitore, firma (digitale), registri di formazione, dati sulle qualifiche, adempimento dei nostri obblighi contrattuali, dati sul contratto, dati sulle gare d'appalto, registri relativi a richieste/domande/reclami/ordini;
Dati di identificazione elettronica - nel caso in cui visitate i nostri siti web, ci sono alcuni dati elaborati dal browser del sito web e dai cookie. Maggiori informazioni possono essere trovate nell'Avviso sulla privacy Heliox Piattaforme digitali;
Condanne penali e reati- i dati personali possono essere vagliati sulla base della lista delle sanzioni nella misura necessaria ai fini degli obblighi internazionali della Heliox (obblighi di Know Your Supplier e Anti-Money Laundering).
2. FONTI DEI DATI PERSONALI:
Noi raccogliamo i suoi dati personali quando come individuo lei:
- fornire beni o servizi a noi;
- sono designati dal vostro datore di lavoro come nostro contatto per la presentazione di proposte, la gestione degli incarichi della Heliox, la fatturazione, o per la gestione della relazione di servizio e il pagamento delle fatture; o
- fornire in altro modo a noi o a un nostro dipendente i suoi dati di contatto o altri dati personali.
I dati personali possono anche essere ottenuti da fonti pubblicate (ad esempio la Camera di Commercio (Kamer van Koophandel) per confermare ad esempio i poteri di firma, i social media) e dalle aziende affiliate alla Heliox.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Noi trattiamo i suoi dati personali:
- per acquistare e ricevere dai nostri fornitori i loro prodotti o servizi (per comunicare in merito ai suoi acquisti e servizi richiesti);
- per selezionare i nostri fornitori (processo di gara), per istruire i nostri fornitori e prestatori di servizi e compensarli per i loro servizi;
- per corrispondere con i nostri contatti commerciali o professionali;
- per fornire supporto e formazione ai fornitori, contatti commerciali o professionali (fornendo informazioni mirate su prodotti o servizi);
- per inviare informazioni amministrative (modifiche ai nostri termini e condizioni o politiche);
- per partecipare ai nostri sondaggi, promozioni, concorsi e per amministrare queste attività;
- per finanziare e condividere i servizi di contabilità, fornendo servizi record to report e purchase to pay;
- per altri scopi commerciali (analisi e gestione delle nostre attività, ricerche di mercato, audit, sviluppo di nuovi prodotti, miglioramento dei nostri servizi e prodotti, determinazione dell'efficacia delle nostre campagne promozionali;
- come riteniamo necessario o appropriato (per rispettare i nostri obblighi legali (ad esempio per rispettare le sanzioni economiche e commerciali), per monitorare lo stato del credito, per rispondere alle richieste delle autorità pubbliche e governative, per far rispettare i nostri termini e condizioni, per proteggere le nostre operazioni o quelle di qualsiasi Società Affiliata Heliox, per proteggere i nostri diritti, la privacy, la sicurezza o la proprietà, e/o quella delle Società Affiliate Heliox, voi o altri, e per permetterci di perseguire i rimedi disponibili o limitare i danni che potremmo sostenere).
4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Le attività di trattamento menzionate sono necessarie per:
(i) stipulare ed eseguire un contratto con voi;
(ii) per servire i nostri legittimi interessi commerciali; o
(iii) per rispettare i nostri obblighi legali.
Chiederemo il vostro consenso per le attività descritte in questa Informativa sulla Privacy quando richiesto dalla legge applicabile e le attività non sono coperte da una delle basi legali sopra menzionate per il trattamento dei dati personali.
Se non volete fornirci i vostri dati personali e questi sono necessari per gli scopi sopra descritti, non potremo stipulare un contratto con voi o condurre affari con voi.
5. COME DIVULGHIAMO O TRASFERIAMO I SUOI DATI PERSONALI
Nella misura consentita dalle leggi applicabili e in linea con questa Informativa sulla privacy, possiamo divulgare i vostri dati personali:
-alle società affiliate alla Heliox, per scopi coerenti con questa Informativa sulla privacy. Prendiamo precauzioni per limitare l'accesso ai vostri dati personali solo a quei membri del personale che hanno una legittima necessità commerciale di accedervi in conformità con questa Informativa sulla Privacy;
-ai nostri fornitori di servizi terzi o ai nostri clienti, come l'elaborazione dei pagamenti o della fatturazione, i servizi IT, l'hosting del sito web, l'evasione degli ordini, la fornitura di infrastrutture, la sicurezza, i servizi di controllo e altri servizi, per consentire loro di fornire i loro servizi;
-a qualsiasi organo competente per l'applicazione della legge, regolamentazione, agenzia governativa, tribunale o altra terza parte, come ad esempio, senza limitazione, le autorità di polizia, le autorità fiscali, le autorità di sicurezza sociale, quando tale trasferimento è necessario (i) come questione di legge o regolamento applicabile, (ii) per esercitare, stabilire o difendere i nostri diritti legali, (iii) per proteggere i vostri interessi vitali o quelli di qualsiasi altro individuo, o (iv) sulla base di un ordine del tribunale;
-ai nostri revisori, consulenti, rappresentanti legali e agenti simili in relazione ai servizi di consulenza che ci forniscono per scopi legittimi e in conformità con gli scopi descritti in questa Informativa sulla privacy;
-nel caso in cui noi, o una parte dei nostri beni, vengano acquisiti, possiamo condividere tutti i tipi di dati personali con la società acquirente.
Non trasferiamo i vostri dati personali a terzi al di fuori del SEE (Spazio Economico Europeo) ad eccezione delle società affiliate alla Heliox, tranne nei seguenti casi:
- lei ha esplicitamente acconsentito al trasferimento;
- il trasferimento è necessario per l'esecuzione di un contratto tra voi e noi o l'attuazione di misure precontrattuali adottate su vostra richiesta;
- il trasferimento è necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto concluso nel tuo interesse tra noi e un'altra persona fisica o giuridica;
- il trasferimento è necessario per importanti motivi di interesse pubblico;
- il trasferimento è necessario per stabilire, esercitare o difendere rivendicazioni legali;
- il trasferimento è necessario per proteggere il suo interesse vitale o di altre persone, quando la persona interessata è fisicamente o legalmente incapace di dare il consenso;
- quando si usano le clausole modello UE standard; o
- se autorizzato dall'autorità per la protezione dei dati.
Mettiamo sempre delle garanzie adeguate (Commissione Europea o Clausole Contrattuali Standard) e prendiamo le misure necessarie per proteggere i vostri dati personali durante il trasferimento dei vostri dati personali a terzi all'interno o all'esterno dell'UE o del SEE.
6. COME PROTEGGIAMO I SUOI DATI PERSONALI
Prendiamo misure tecniche e organizzative per proteggere adeguatamente i vostri dati personali e per mantenerne la qualità. Apportiamo miglioramenti a questa protezione su base continua in linea con il progresso tecnico. Utilizziamo una serie di misure fisiche, elettroniche e gestionali per garantire la sicurezza dei vostri dati personali.
7. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI
Conserviamo i suoi dati personali per il periodo necessario a soddisfare gli scopi sopra menzionati:
- finché lei rimane un Fornitore o uno stakeholder commerciale; o
- quanto il periodo di prescrizione legale per avviare un reclamo o un'azione legale; o
- per un periodo di conservazione più lungo se è richiesto o permesso dalla legge (ad esempio la legislazione sulla salute e la sicurezza, in caso di controversia).
8. COME POTETE ESERCITARE I VOSTRI DIRITTI?
Lei ha una serie di diritti secondo le leggi applicabili sulla protezione dei dati.
Diritto ad essere informati - Avete il diritto di essere informati su come trattiamo i vostri dati personali. Questo è lo scopo della presente informativa sulla privacy.
Diritto di accesso - Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali e di rivedere i vostri dati personali.
Diritto alla cancellazione dei dati - Lei ha il diritto di far cancellare i suoi dati personali.
Diritto alla correzione dei dati - Lei ha il diritto di far correggere o aggiornare i suoi dati personali.
Il diritto di limitare il trattamento dei dati - Lei ha il diritto di opporsi o limitare il trattamento dei suoi dati personali.
Il diritto alla portabilità dei dati - Hai il diritto di chiedere la portabilità dei tuoi dati personali e di ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da una macchina per i tuoi scopi o per richiedere di condividerli con una terza parte.
Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata su un processo automatizzato - Lei ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata esclusivamente su un processo automatizzato, compresa la profilazione, che produce effetti giuridici che la riguardano o che la riguardano in modo simile.
Diritto di ritirare il vostro consenso - Avete il diritto di ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento, se ci basiamo su di esso per trattare i vostri dati personali.
I diritti di cui sopra possono essere soggetti ad alcune condizioni legali. Per esercitare uno qualsiasi dei vostri diritti di cui sopra, o se avete domande su questa informativa sulla privacy, vi preghiamo di contattarci a questo indirizzo e-mail: legal@heliox-energy.com
Prenderemo tutte le misure ragionevoli per rispondere alla vostra richiesta in conformità con le leggi applicabili sulla protezione dei dati. Quando eserciti uno dei diritti sopra menzionati, ti chiederemo di fornirci una copia di un documento di identificazione valido (ad esempio la tua carta d'identità) per autenticarti.
Può anche utilizzare i dettagli di contatto di cui sopra se ha qualche preoccupazione o desidera presentare un reclamo per quanto riguarda il modo in cui trattiamo i suoi dati personali.
Avete anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità locale per la protezione dei dati nella vostra giurisdizione.
9. AGGIORNAMENTO DI QUESTA INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Possiamo aggiornare questa Informativa sulla Privacy di tanto in tanto. Per farvi sapere quando apportiamo modifiche a questa Informativa sulla Privacy, modificheremo la data di revisione nella parte superiore della pagina. La nuova informativa sulla privacy modificata o emendata sarà applicata a partire dalla data di revisione. Pertanto, vi invitiamo a rivedere periodicamente questa Informativa sulla privacy per essere informati su come trattiamo i vostri dati personali.